Die praktische Antwort
Die kurze Antwort ist einfach: Entscheiden Sie, was mit den Dateien passieren soll, bevor Sie die Lizenz entfernen. Übertragen Sie Betriebsdateien an einen teameigenen Standort, berücksichtigen Sie die Aufbewahrungsanforderungen für Dokumente und geben Sie entweder ein Budget für die archivierte Speicherung ein oder löschen Sie das Konto über den normalen kontrollierten Prozess.
Beginnen Sie mit dem Identitätsstatus
Zwei Absolventen mit derselben entfernten Lizenz können unterschiedlichen OneDrive-Pfaden folgen. Wenn der Benutzer weiterhin in Microsoft Entra ID aktiv ist, aber keine qualifizierende Lizenz besitzt, wird das OneDrive als aktives, aber nicht lizenziertes Konto behandelt.
Was die Zeitleiste in der Praxis bedeutet
Die Uhr startet, wenn der Benutzer die Lizenz verliert. Tragen Sie dieses Datum im Offboarding-Ticket ein; andernfalls werden Tag 60 und Tag 93 zur Spekulation.
Die Archivabrechnung erfolgt mandantenweit, kein Einzelbenutzerwechsel
Die aktuell dokumentierten Preise betragen 0,05 USD pro GB und Monat für Archivspeicher und 0,05 USD.
Beginnen Sie mit dem Identitätsstatus
Zwei Absolventen mit derselben entfernten Lizenz können unterschiedlichen OneDrive-Pfaden folgen.
- Wenn der Benutzer weiterhin in Microsoft Entra ID aktiv ist, aber keine qualifizierende Lizenz besitzt, wird das OneDrive behandelt
- als aktives, aber nicht lizenziertes Konto. Am 60. nicht lizenzierten Tag wird es schreibgeschützt und am 93. archiviert.
- Wenn der Entra-Benutzer gelöscht wird, erfolgt der standardmäßige OneDrive-Löschvorgang
- gilt stattdessen. Microsoft respektiert den konfigurierten OneDrive-Aufbewahrungszeitraum, die Aufbewahrungsrichtlinien und
Praktische Kontrollen
und rechtliche Aufbewahrungsfristen, bevor Sie Inhalte recyceln und dauerhaft löschen. Das Löschen der Identität ist daher nicht gleichbedeutend damit, sie aktiv und unlizenziert zu lassen.
Was die Zeitleiste in der Praxis bedeutet
Die Uhr startet, wenn der Benutzer
- verliert die Lizenz. Notieren Sie dieses Datum
- im Offboarding-Ticket; sonst Tag
- 60 und Tag 93 werden zur Vermutung.
- 60 und Tag 93 werden zur Vermutung.
Tag 0: Die Lizenz wird entfernt
Die Uhr startet, wenn der Benutzer die Lizenz verliert. Tragen Sie dieses Datum im Offboarding-Ticket ein; andernfalls werden Tag 60 und Tag 93 zur Spekulation. Identifizieren Sie vor diesem Zeitpunkt Dateien, die sich noch im operativen Besitz des Teams befinden. Das OneDrive eines ehemaligen Mitarbeiters sollte nicht langfristig zum Abteilungsdateiserver werden. Tag 60: schreibgeschützt Microsoft versetzt das nicht lizenzierte OneDrive in den schreibgeschützten Modus. Benutzer können es nicht mehr als aktiven Arbeitsort betrachten. Bis zu diesem Zeitpunkt zu warten, um undokumentierte Arbeitsabläufe oder freigegebene Links zu entdecken, stellt ein vermeidbares Betriebsrisiko dar. Tag 93: Archiv- oder Papierkorbpfad Für eine aktive Entra-Identität archiviert Microsoft das OneDrive. Der Inhalt bleibt über Verwaltungstools sichtbar, aber der Inhalt ist normalerweise nicht zugänglich, bis ein Administrator eine unterstützte Reaktivierungsaktion durchführt. Ein archiviertes Konto, das aufgrund einer Aufbewahrungsrichtlinie oder einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist aufbewahrt wird, verursacht weiterhin Archivspeicherkosten, wenn die nicht lizenzierte OneDrive-Abrechnung aktiviert ist. Die Aufbewahrung ist eine Aufbewahrungspflicht, keine kostenlose Aufbewahrung. Längere unbezahlte Archivspeicherung In der aktuellen Dokumentation von Microsoft wird darauf hingewiesen, dass nicht lizenzierte OneDrive-Daten nach längerer Nichtzahlung gefährdet sind, auch wenn Aufbewahrungsfristen oder Sperrfristen vorliegen. Es beschreibt die Datenentfernung nach 275 Tagen Nichtzahlung und die Löschung nach insgesamt 12 Monaten. Entwerfen Sie keinen Compliance-Prozess für unbezahlten Speicherplatz.
Die Archivabrechnung erfolgt mandantenweit, kein Einzelbenutzerwechsel
Die aktuell dokumentierten Preise betragen 0,05 USD pro GB und Monat für Archivspeicher und 0,60 USD pro GB
- wenn ein archiviertes Konto reaktiviert wird. Die Preise müssen für die Region, Vereinbarung, Währung und das Veröffentlichungsdatum des Kunden erneut validiert werden.
- Das wichtige Designdetail ist der Umfang: Nachdem eine Zahlungsmethode zur Reaktivierung bereitgestellt wurde, können für alle qualifizierten nicht lizenzierten Konten Speichergebühren anfallen
- in der Organisation, die den Archivschwellenwert überschritten haben. Die Reaktivierung eines dringenden Kontos kann daher einen Rückstand aufdecken, den zuvor niemand gemessen hat.
- Microsoft 365 Archive for SharePoint und die nicht lizenzierte OneDrive-Abrechnung sind getrennt
Praktische Kontrollen
Kontrollen. Nicht genutzter SharePoint-Speicher gleicht nicht den nicht lizenzierten OneDrive-Archivspeicher aus.
Eine bessere Offboarding-Entscheidung
Verwenden Sie eines von drei absichtlichen Ergebnissen.
- Verwenden Sie eines von drei absichtlichen Ergebnissen.
- Verwenden Sie eines von drei absichtlichen Ergebnissen.
- Verwenden Sie eines von drei absichtlichen Ergebnissen.
- Verwenden Sie eines von drei absichtlichen Ergebnissen.
Betriebsübergabe
Verschieben Sie Dateien, die zu einem Team, Kunden, Projekt oder Prozess gehören, in eine entsprechende SharePoint-Site oder ein anderes kontrolliertes Repository. Weisen Sie den Besitz von Power Automate-Flows, freigegebenen Links und Geschäftsprozessen separat neu zu; Das Kopieren von Dateien allein repariert nicht jede Abhängigkeit. Zeitlich begrenzte Wiederherstellung Behalten Sie das Konto nur für einen dokumentierten Übergangszeitraum mit Eigentümer und Löschdatum. Der Plan sollte vor dem schreibgeschützten oder Archiv-Meilenstein abgeschlossen sein, es sei denn, es ist eine Archivabrechnung vorgesehen. Geregelte Aufbewahrung Wenn Dateien aus rechtlichen, behördlichen oder aktenverwaltungstechnischen Gründen aufbewahrt werden müssen, wenden Sie die richtige Aufbewahrungskontrolle an und finanzieren Sie die entsprechende Aufbewahrung. Stellen Sie sicher, dass die Richtlinie den Inhalt tatsächlich abdeckt, bevor Sie die Lizenz entfernen.
Was man nicht tun sollte
Behalten Sie nicht jeden Ausscheider auf unbestimmte Zeit als aktiven, nicht lizenzierten Entra-Benutzer bei.
- Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Aufbewahrungsrichtlinie archivierten Speicher kostenlos macht.
- Verlassen Sie sich nicht auf den Zugriff eines Managers auf die
- OneDrive des ehemaligen Mitarbeiters als dauerhaftes Betriebsmodell.
- Warten Sie nicht bis Tag 93, um Konten mit hohem Volumen zu inventarisieren.
Praktische Kontrollen
Verwechseln Sie die OneDrive-Aufbewahrung nicht mit Backup oder einem Abteilungsaufzeichnungssystem.
Eine praktische Monatskontrolle
Exportieren Sie den nicht lizenzierten OneDrive-Bericht und gruppieren Sie Konten nach Tagen
- nicht lizenziert, Speichergröße, Aufbewahrungsstatus, Identitätsstatus und Geschäftsinhaber.
- Überprüfen Sie Konten, die sich Tag 60 und Tag 93 nähern. Berechnen Sie das erwartete Archivvolumen, bevor Sie die Abrechnung aktivieren oder ein Konto reaktivieren.
- Fügen Sie diesen Bericht für größere Umgebungen in die Joiner-Mover-Leaver-Steuerung ein
- Gleichen Sie es mit der Lizenzentfernung, der Entra-Löschung, den rechtlichen Sperren und der Personalabteilung ab
Praktische Kontrollen
Aufbewahrungsentscheidungen. Axeti kann dabei helfen, diesen Bestand in ein kostenintensives Offboarding- und Retention-Modell umzuwandeln, ohne jeden Ausscheider gleich zu behandeln.
Quellen und Umfang: Microsoft Learn, Verwalten nicht lizenzierter OneDrive-Benutzerkonten: Durchsetzungszeitplan, identitätsabhängiger Lebenszyklus, Abrechnung, Reaktivierung und Zahlungsausfallrisiko. Microsoft Learn: Festlegen der OneDrive-Aufbewahrung für gelöschte Benutzer: Aufbewahrungsverhalten gelöschter Benutzer. In diesem Artikel werden kommerzielle Microsoft 365-Mandanten beschrieben. Microsoft dokumentiert Ausschlüsse und unterschiedliche Zeitpunkte für einige Bildungs- und Regierungsumgebungen. Überprüfen Sie die Cloud, den Vertrag, die Richtlinien, den Speicherbestand und die aktuelle Microsoft-Dokumentation des Mandanten erneut, bevor Sie handeln.
