Nach dem Entzug einer Lizenz ist der Umgang mit OneDrive-Daten ehemaliger Mitarbeitender noch nicht geklärt. Prüfen Sie Aufbewahrung, Archivierung und mögliche Kosten, bevor Sie das Konto ändern.
Bevor Sie die Lizenz widerrufen, entscheiden Sie, wer die Daten benötigt, wohin sie übertragen werden sollen und wie sie weiter finanziert oder entfernt werden sollen. Verwechseln Sie nicht das Datum des Widerrufs der Lizenz, das Datum der Entfernung des Benutzers und die Aufbewahrungsfrist seiner Inhalte.
Was bedeutet derzeit der Verlust einer Fahrerlaubnis?
Laut der aktuellen Übersicht von Microsoft werden relevante nicht lizenzierte Konten nach 60 Tagen schreibgeschützt und nach 93 Tagen archiviert. Die Dokumentation beschreibt außerdem eine kumulative 365-tägige Kulanzfrist ab dem 1. Juli 2026 und das damit verbundene Risiko einer Entfernung.
Für Konten, die am 1. Juli 2026 bereits unlizenziert und unbezahlt waren, wird das Risiko frühestens ab dem 1. Juli 2027 genannt. Bei einem späteren Führerscheinverlust wird die Frist nach der konkreten Abrechnung bemessen. Für die aufgeführten Umgebungstypen gibt es Ausnahmen; Dieser Artikel bezieht sich auf ein allgemeines kommerzielles Szenario.
Für gelöschte Benutzer kommt auch der Standard-OneDrive-Löschvorgang ins Spiel. Daher kann in dieser kurzen Zeitleiste nicht jedem Konto automatisch ein Begriff zugeordnet werden.
Erstellen Sie eine Übersicht über die einzelnen Konten
| Detail | Warum brauchen Sie es? |
|---|---|
| Datum des Lizenzverlusts | Der Ausgangspunkt für die Beurteilung des Nichtlizenzierungsstatus |
| Vorhandener oder gelöschter Benutzer | Es beeinflusst den Lebenszyklus |
| Der aktuelle Status von OneDrive | Dabei wird zwischen aktiven, schreibgeschützten und archivierten Inhalten unterschieden |
| Zurückbehaltung oder Tribut | Zeigt Aufbewahrungsanforderungen an |
| Dateneigentümer | Legt fest, wer die Übertragung oder Löschung genehmigt |
| Inhaltsvolumen | Grundlage für operative und finanzielle Entscheidungen |
| Aktive Zahlungsmethode | Es hilft, zukünftige Verfügbarkeit und Kosten zu bewerten |
Sammeln Sie Daten im gleichen Zeitraum und mit stabilen Identifikatoren. Ein Account-Spitzname oder eine alte E-Mail-Adresse reichen möglicherweise nicht aus, wenn die Person umbenannt oder verschoben wurde.
Eine Reaktivierung kann größere finanzielle Auswirkungen haben
Der Administrator benötigt eine einzelne Datei des ehemaligen Kollegen und aktiviert die Abrechnung nicht lizenzierter Konten. Vor der Bestätigung müssen sie sich über den Umfang der Einstellungen und die damit verbundenen Gebühren informieren, nicht nur über die Größe des zu eröffnenden Kontos.
In der Dokumentation unterscheidet Microsoft zwischen der Reaktivierung eines bestimmten Kontos und der anschließenden Abrechnung des betreffenden nicht lizenzierten Speichers. Erstellen Sie daher einen genauen Kostenvoranschlag auf der Grundlage des gesamten Lagerbestands und der aktuellen Rechnungsvorschriften.
Wenn ein Unternehmen über viele historische Konten verfügt, genehmigen Sie eine Änderung nicht nur auf der Grundlage eines einzigen Bildschirms. Die Dokumente umfassen das relevante Volumen, die Zahlungsweise, den betrieblichen Bedarf und den Plan nach Abschluss der Arbeiten mit dem Inhalt.
Standardspeicher und Archivspeicher haben unterschiedliche Verwendungszwecke
Die aktuelle Standard-Speicherdokumentation beschreibt die Einstellung der aktiven Zeit auf Mandantenebene sowie die Möglichkeiten, mit einem bestimmten Konto zu arbeiten. Die unterstützte Mietdauer beträgt 93 bis 3.650 Tage; es handelt sich nicht um einen unbefristeten Urlaub ohne weitere Entscheidung.
Ermitteln Sie vor dem Entwerfen, ob die Leute eine regelmäßige Arbeit mit den Inhalten oder eine einmalige Übernahme benötigen. Der langfristige Zugriff auf die Agenda des ehemaligen Mitarbeiters lässt sich möglicherweise nicht durch eine dauerhafte Erweiterung seines persönlichen Freiraums bewältigen.
Der Agendainhaber muss das Ziel bestätigen. Teamdokumente erfordern häufig Teameigentum und aufrechterhaltene Zugriffsrechte, nicht eine Verpflichtung, die von einem alten persönlichen Konto abhängt.
Modellbeispiel: ein Konto und ein großer historischer Bestand
Ein hypothetisches Unternehmen benötigt den Inhalt eines archivierten OneDrive mit 8 GB. Gleichzeitig verfügt er über eine Reihe weiterer nicht lizenzierter Konten. Die Größe eines einzelnen Kontos ist keine ausreichende Grundlage für die Genehmigung einer finanziellen Änderung.
Die IT erstellt zunächst eine Übersicht über die relevanten Konten und deren Status. Die Finanzabteilung bestätigt den Abrechnungsumfang. Der Agenda-Inhaber bestimmt, welche Dateien heruntergeladen werden und wie lange der Account zugänglich sein soll.
Nach dem Erwerb des Inhalts kehrt das Unternehmen zum gesamten Bestand zurück. Für jedes historische Konto muss eine Entscheidung getroffen werden: gemäß den bestätigten Bedingungen aufbewahren, die erforderlichen Daten übertragen oder gemäß dem unterstützten Verfahren löschen. Das dargestellte Volumen von 8 GB stellt keinen Preis oder eine automatische Begrenzung dar.
Die Aufbewahrung wird nicht automatisch durch die Zahlung der Speichergebühr gelöst
Berücksichtigen Sie gemeinsam die Aufbewahrungsregeln und die Finanzierungsregelung. Gehen Sie nicht davon aus, dass die festgelegte Aufbewahrung eine unbegrenzte kostenlose Verfügbarkeit für nicht lizenziertes OneDrive garantiert.
Der für die Aufbewahrung Verantwortliche legt fest, welche Dokumente aufbewahrt werden sollen und warum. Die IT wird die unterstützte Implementierung überprüfen. Die Finanzabteilung muss wissen, welches Volumen und welchen Zeitraum die Entscheidung umfasst. Durch die Aufteilung der Verantwortlichkeiten wird verhindert, dass unbezahlte Lagerräume jahrelang ohne Eigentümer bleiben.
Wenn es einen laufenden Streit oder eine andere heikle Agenda gibt, wird der Änderungslebenszyklus zunächst von den Verantwortlichen abgestimmt. Der Verwalter soll die Entscheidung über die Konservierung bei der Reinigung nicht ersetzen.
Sichere Übertragung der Daten eines ausscheidenden Kollegen
- Geben Sie den Eigentümer einzelner Arbeitspläne an.
- Überprüfen Sie die erforderlichen Dateien, Freigaben und Abhängigkeiten.
- Wählen Sie eine unterstützte Übertragung oder Übertragungsmethode aus.
- Überprüfen Sie den Zugriff des neuen Eigentümers und die tatsächliche Datenverwendbarkeit.
- Überprüfen Sie die Aufbewahrungspflichten und etwaige Ausnahmen.
- Bestätigen Sie den zukünftigen Modus und die Finanzierung der verbleibenden Inhalte.
- Erst dann führen Sie die Lizenz- und Kontoänderungen durch.
Microsoft beschreibt den Prozess der Übertragung des OneDrive eines ausscheidenden Benutzers in Dokumentation zum Datenzugriff ehemaliger Mitarbeiter. Behalten Sie den Unterschied zwischen dem Zugriff auf die Originaldaten und deren tatsächlicher Entnahme bei.
Testen Sie die Dateiverschiebung als funktionierende Änderung
Ein bloßer Größenvergleich vor und nach dem Umzug reicht nicht aus. Öffnen Sie repräsentative Dokumente, überprüfen Sie Ansätze und verfolgen Sie Arbeitsabläufe. Der Agenda-Inhaber muss bestätigen, dass die Kollegen wissen, wo der Inhalt zu finden ist.
Stellen Sie bei wichtigen Materialien sicher, dass diese nicht von Links aus anderen Dokumenten oder Anwendungen abhängig sind. Wenn sich die Zugriffsmethode ändert, bereiten Sie spezifische Anweisungen für Benutzer vor.
Stapeln Sie Daten nicht an einem anderen persönlichen Ort, nur weil es schnell ist. Ohne die Identifizierung eines langfristigen Eigentümers verlagern Sie das gleiche Problem lediglich auf den nächsten Mitarbeiter.
Was Sie jeden Monat sehen sollten
Prüfen muss nicht bedeuten, Dateien flächendeckend zu lesen. Sie benötigen lediglich einen Überblick über neu nicht lizenzierte Konten, bevorstehende Statusänderungen, offene Überweisungen und Finanzierungsentscheidungen.
Notieren Sie in Ausnahmefällen den Eigentümer und das Datum der nächsten Inspektion. Ein unbefristeter Hinweis „Lass es erst einmal“ ist kein nachhaltiger Betriebsplan.
Häufig gestellte Fragen
Verschwindet OneDrive sofort, nachdem die Lizenz entfernt wurde?
Im Allgemeinen nicht so. Es folgt seinem eigenen Lebenszyklus und hängt auch vom Benutzer, der Aufbewahrung und der Zahlungsmethode ab.
Reicht es, das Benutzerkonto beizubehalten, damit die Daten weiterhin verfügbar sind?
Nein. Bewerten Sie Lizenz und OneDrive-Status separat.
Betrifft die Reaktivierung nur ein ausgewähltes Konto?
Die Reaktivierung ist ein spezifischer Vorgang, die damit verbundenen Abrechnungseinstellungen können jedoch einen umfassenderen Umfang haben. Überprüfen Sie vorher alle relevanten Bestände.
Kann nicht lizenziertes OneDrive das kostenlose SharePoint-Kontingent nutzen?
Microsoft unterscheidet in der aktuellen Übersicht zwischen diesen Bereichen. Gehen Sie nicht von einer automatischen Absicherung durch ein weiteres kostenloses Kontingent aus.
Entscheidung vor Lizenzwechsel
Jede Abreise sollte mit einer bestätigten Übergabe, einem benannten Eigentümer der restlichen Daten und einer klaren Regelung für deren Aufbewahrung enden. Eine entzogene Lizenz ohne diese Informationen stellt ein offenes Problem dar, das erst bei der Suche nach der Datei oder bei der Rechnungsstellung sichtbar wird.
