Die praktische Antwort
Kurz gesagt: Ein nicht lizenziertes gemeinsames Postfach kann bis zu 50 GB enthalten. Die Zugriffsberechtigten benötigen lizenzierte Exchange Online-Postfächer. Für ein freigegebenes Postfach ist eine zusätzliche Lizenzierung für ein primäres Postfach mit 100 GB, ein erweitertes Online-Archiv, Litigation Hold und bestimmte erweiterte Sicherheits- oder Compliance-Funktionen erforderlich.
Die drei Fragen, die Sie vor dem Entzug der Lizenz beantworten müssen
Überprüfen Sie beides. Ein 32 GB großes primäres Postfach mit einem 80 GB großen Online-Archiv ist aus Planungsgründen kein „Postfach unter 50 GB“.
Was Konvertierung bewirkt – und was nicht
Durch die Konvertierung eines Benutzerpostfachs in ein freigegebenes Postfach bleibt das Postfach erhalten und autorisierte interne Benutzer können über ihre eigenen lizenzierten Konten darauf zugreifen. Das Postfach wird dadurch nicht in ein generisches Login umgewandelt.
Ein sichererer Abgangs-Workflow
1. Erfassen Sie die Größe des primären Postfachs, die Archivgröße, den Status wiederherstellbarer Elemente, Aufbewahrungsrichtlinien und Sperren.
Die drei Fragen, die Sie vor dem Entzug der Lizenz beantworten müssen
Überprüfen Sie beides. Eine 32-GB-Primäreinheit
- Postfach mit 80 GB online
- Archiv ist kein „Postfach unter“.
- 50 GB“ für Planungszwecke.
- 50 GB“ für Planungszwecke.
Wie groß sind das primäre Postfach und das Archiv?
Überprüfen Sie beides. Ein 32 GB großes primäres Postfach mit einem 80 GB großen Online-Archiv ist aus Planungsgründen kein „Postfach unter 50 GB“. Für das Archiv gelten eigene Berechtigungsanforderungen. Microsoft erlaubt ein nicht lizenziertes gemeinsames Postfach bis zu 50 GB. Durch die Zuweisung von Exchange Online Plan 2 wird das primäre Postfachlimit auf 100 GB erhöht. Für Archivierungsfunktionen und automatisch erweiternde Archivierung dokumentiert Microsoft Exchange Online Plan 2 oder Exchange Online Plan 1 mit dem Add-on Exchange Online Archiving. Müssen gelöschte Inhalte auffindbar bleiben? Zugriff für einen Manager und Aufbewahrung für eine rechtliche Angelegenheit sind unterschiedliche Anforderungen. Wenn Litigation Hold erforderlich ist, benötigt das freigegebene Postfach Exchange Online Plan 2 oder Exchange Online Plan 1 plus Exchange Online Archiving. Für erweiterte Purview- oder Defender-Funktionen können ebenfalls eigene Lizenzen erforderlich sein. Ist das Postfach noch funktionsfähig? Ein Postfach eines ehemaligen Mitarbeiters, das weiterhin geschäftliche E-Mails empfängt, kann für eine Übergangszeit ein gemeinsames Betriebspostfach sein. Ein Postfach, das nur so aufbewahrt wird, dass die Aufzeichnungen auffindbar bleiben, kann möglicherweise besser durch eine Aufbewahrung oder ein inaktives Postfachdesign gehandhabt werden. Treffen Sie diese Wahl, bevor Sie den Benutzer löschen oder Berechtigungen entfernen.
Was Konvertierung bewirkt – und was nicht
Beim Konvertieren eines Benutzerpostfachs in ein freigegebenes Postfach bleibt das Postfach erhalten und die Autorisierung wird zugelassen
- Interne Benutzer greifen über ihre eigenen lizenzierten Konten darauf zu. Das ist nicht der Fall
- Verwandeln Sie das Postfach in ein generisches Login. Microsoft sagt das zugehörige Shared-Mailbox
- Das Konto ist nicht für die direkte Anmeldung vorgesehen und sollte gesperrt bleiben.
- Durch die Konvertierung werden außerdem keine unbegrenzten Speicher-, Archivierungs-, Aufbewahrungs- oder Sicherheitsrechte gewährt. Das Admin Center lässt möglicherweise eine Einstellung zu
Praktische Kontrollen
bleiben sichtbar, und zuvor bereitgestellte Daten können eine Zeit lang als zugänglich erscheinen. Dieser technische Zustand ist kein Anspruchsnachweis.
Ein sichererer Abgangs-Workflow
1. Erfassen Sie die Größe des primären Postfachs, die Archivgröße, den Status wiederherstellbarer Elemente, Aufbewahrungsrichtlinien und Sperren. 2. Identifizieren Sie, wer dauerhaften Zugriff benötigt und für wie lange.
- 3. Entscheiden Sie, ob es sich bei dem Postfach um ein betriebsbereites Postfach, ein Übergangspostfach oder ein aufzubewahrendes Beweismittel handelt.
- 4. Konvertieren Sie in „Freigegeben“, solange das Benutzerpostfach noch lizenziert ist. 5. Bestätigen Sie die Konvertierung und delegieren Sie den Zugriff über lizenzierte Benutzerkonten.
- 6. Blockieren Sie die direkte Anmeldung und entfernen Sie unnötige Authentifizierungsmethoden und Sitzungen.
- 7. Behalten oder weisen Sie die vom gewählten Staat geforderten Exchange- und Compliance-Lizenzen zu. 8. Testen Sie Zugriff, eingehende E-Mails, automatische Antwort, Weiterleitung, Archivsichtbarkeit und Erkennung, bevor Sie das Ticket schließen.
Praktische Kontrollen
9. Fügen Sie ein Überprüfungs- oder Löschdatum hinzu. „Für immer“ sollte eine ausdrückliche Entscheidung für die Aufzeichnungen sein, nicht die Abwesenheit eines Eigentümers.
Häufige Szenarien
Ein 20-GB-Postfach wird in eine gemeinsame Anmeldung umgewandelt
- ist gesperrt, zwei lizenzierte Kollegen
- Zugang erhalten, und nein
- Die Funktion „Halten“ oder „Erweitert“ ist erforderlich. Das freigegebene Postfach
- benötigt normalerweise keine eigene Exchange-Lizenz.
Kleiner Briefkasten, kein Archiv, kurze Übergabe
Ein 20-GB-Postfach wird in ein freigegebenes Postfach umgewandelt, die Anmeldung wird blockiert, zwei lizenzierte Kollegen erhalten Zugriff und es ist keine Sperre oder erweiterte Funktion erforderlich. Das freigegebene Postfach benötigt im Normalfall keine eigene Exchange-Lizenz. Primäres Postfach über 50 GB. Entfernen Sie die Lizenz nicht und hoffen Sie, dass die Überschreitung harmlos bleibt. Reduzieren Sie entweder das primäre Postfach durch einen genehmigten Aufzeichnungsprozess unter den nicht lizenzierten Grenzwert oder weisen Sie Exchange Online Plan 2 zur Unterstützung von bis zu 100 GB zu. Das Archiv muss verfügbar bleiben. Behalten Sie eine berechtigte Archivberechtigung. Microsoft identifiziert Exchange Online Plan 2 oder Exchange Online Plan 1 mit Exchange Online Archiving für das Szenario mit erweitertem Archiv und automatisch expandierendem Archiv. Rechtsstreitigkeiten oder regulierte Aufbewahrung. Lizenzieren Sie das Postfach für die Aufbewahrung und alle zusätzlich genutzten Purview-Funktionen. Überprüfen Sie dann die Sperre, anstatt davon auszugehen, dass die Konvertierung den beabsichtigten Rechtszustand übernommen hat. Langfristige Aufzeichnung, keine betriebliche Nutzung. Beurteilen Sie, ob ein inaktives Postfach die vertretbarere Architektur ist. Für diesen Pfad gelten Voraussetzungen: Die korrekte Aufbewahrung oder Sperre muss vorhanden sein, bevor das Benutzerkonto gelöscht wird. Es handelt sich nicht um eine Beschriftung, die nach versehentlichem Löschen hinzugefügt werden kann.
Der irreführende Test: „Aber ich kann es trotzdem sehen“
Lizenzprüfungen schlagen fehl, wenn Unternehmen eine erfolgreiche Konfiguration mit einer lizenzierten Nutzung gleichsetzen. Exchange kann zuvor bereitgestellte Eigenschaften beibehalten und durchsetzen
- kann verzögert werden und eine Admin-Oberfläche kann einen Befehl offenlegen, der keine kommerziellen Rechte gewährt.
- Nutzen Sie die Microsoft-Produktbedingungen und aktuellen Servicebeschreibungen als Berechtigungstest. Benutzen Sie die
- Mieterstatus als Beweis für die Konfiguration. Beides ist wichtig, aber sie beantworten unterschiedliche Fragen.
- Für Organisationen mit vielen Abgängen kann Axeti dabei helfen, gemeinsam genutzte Postfächer nach Größe, Archivierung, Aufbewahrung, Funktionsnutzung usw. zu inventarisieren.
Praktische Kontrollen
Delegierte und letzte Aktivität, sodass Lizenzen nur dann beibehalten werden, wenn die Datenanforderung dies rechtfertigt.
Praktische Kontrollen
Quellen und Umfang: Microsoft Learn, Informationen zu freigegebenen Postfächern in Microsoft 365: 50 GB Basis, delegierte Lizenzierung, Anmeldemodell, Archivierungs- und Aufbewahrungsszenarien. Microsoft Learn, Exchange Online-Beschränkungen: Postfach- und Archivbeschränkungen, Anforderungen an den Benutzerzugriff und Einschränkung der Archivnutzung. Microsoft Learn: Versetzen Sie ein Postfach in das Beweissicherungsverfahren: Plan 2 oder Plan 1 plus Exchange Online-Archivierungsanforderung. Für bestimmte Purview- und Defender-Funktionen gelten leistungsbasierte Lizenzierungsregeln, die über die Postfachspeicherlizenz hinausgehen. Validieren Sie vor der Veröffentlichung oder Implementierung die genaue Funktion, Benutzerpopulation, Cloud und Vereinbarung.
