Wenn der SharePoint-Speicher voll ist, können Dateiversionen mehr Platz belegen als erwartet. So finden Sie die Ursache, prüfen Versionsgrenzen und schaffen Platz, ohne benötigte Historie zu verlieren.
Ermitteln Sie zunächst den Platzbedarf. Legen Sie dann zukünftige Regeln fest und bewerten Sie die Bereinigung bestehender Versionen separat. Microsoft unterscheidet diese Aufgaben in der Übersicht über die Versionsverlaufsgrenzen.
Warum die Dateigröße allein nicht ausreicht
Die aktuelle Version einer Datei ist nicht die ganze Geschichte. Für das Arbeitsdokument können frühere Versionen und andere Aufbewahrungsmechanismen vorhanden sein. Die Größe der Datei in der Bibliothek kann daher nicht einfach für den gesamten Site-Bereich berechnet werden.
Teilen Sie den Verbrauch zunächst nach Websites und Bibliotheken auf. Finden Sie heraus, welche Agenden wachsen und wer sie nutzt. Eine Handelsbibliothek mit aktiv bearbeiteten Angeboten erfordert möglicherweise andere Regeln als eine Bibliothek mit veröffentlichten Materialien.
Wenn Daten regelmäßig überschrieben oder unter demselben Namen hochgeladen werden, beziehen Sie die Automatisierung in die Überprüfung ein. Ein hoher Verbrauch kann das Ergebnis eines Workflows sein, der mehr Versionen erstellt, als das Unternehmen benötigt.
Sich auf die Zukunft vorzubereiten bedeutet nicht, die Vergangenheit aufzuräumen
Microsoft gibt an, dass durch eine Änderung der Standard-Organisationsgrenzen keine vorhandenen Versionen entfernt werden. Die neuen Einstellungen gelten für Bibliotheken; Für die Kürzung bestehender Inhalte und des Verlaufs sind separate Schritte erforderlich.
Außerdem unterscheidet das Festlegen von Grenzwerten auf Site-Ebene zwischen der Aktualisierung von Bibliotheksregeln und tatsächlichen Kürzungsvorgängen. Trennen Sie daher bei der Berichterstattung „Regelsatz“ und „freigegebenen Speicherplatz“.
Ein Administrator, der diese beiden Dinge verwechselt, geht möglicherweise fälschlicherweise davon aus, dass die Einstellung nach der Änderung nicht mehr funktioniert. Oder das Management verspricht eine Verbrauchsreduzierung, die noch niemand umgesetzt hat.
Was ist bei der ersten Inventur zu überprüfen?
| Region | Was es herauszufinden gilt | Entscheidungsausgabe |
|---|---|---|
| Websites | Aktueller Raum und Trend | Reihenfolge der weiteren Prüfungen |
| Bibliotheken | Zweck, Eigentümer und Arbeitsweise | Unterschiedliche Geschichtsanforderungen |
| Version | Volumen und Alter | Kandidaten für Wirkungsbericht |
| Retention und Tribut | Aufbewahrungspflichten | Einschränkung der vorgeschlagenen Reinigung |
| Automatisierung | Wiederholtes Umschreiben oder Hochladen | Zukünftige Prozessmodifikation |
| Erholung | Welche alten Versionen brauchen die Leute wirklich? | Genehmigter verfügbarer Zielverlauf |
Füllen Sie die Tabelle mit den aktuellen Daten aus. Schließen Sie nicht auf die erforderliche Verlaufszeit ab, nur weil noch kein Benutzer geantwortet hat.
Automatischer und manueller Modus
Microsoft bietet sowohl automatische als auch manuelle Verlaufsverwaltung. Der automatische Modus funktioniert mit verfügbaren Versionen entsprechend dem Design des Dienstes. Mit den manuellen Einstellungen können Sie die Anzahl und ggf. Zeitbedingungen festlegen.
Basieren Sie Ihre Wahl auf den Arbeitsanforderungen. Eine Bibliothek, in der das Team regelmäßig einwöchige Materialien zurückgibt, erfordert einen anderen Test als langfristig genehmigte Materialien.
Verwenden Sie der Einfachheit halber nicht einen unternehmensweiten Wert. Ein einfacher Standardstandard kann angemessen sein, Ausnahmen müssen jedoch einen bestimmten Zweck und Eigentümer haben. Andernfalls gerät die Platzersparnis in Konflikt mit einer wichtigen Agenda.
Erstellen Sie vor dem Entfernen einen Schadensbericht
Informieren Sie sich vor der Massenbereinigung darüber, welche Versionen von den vorgeschlagenen Regeln betroffen sind. Der Bericht hilft, den Unterschied zwischen einer kleinen Einstellungsänderung und einer tatsächlichen Löschung des Verlaufs zu erklären.
Der Bibliothekseigentümer sollte den Umfang im allgemeinen Sprachgebrauch sehen: welche Agenda, welches Alter und welche erwarteten Auswirkungen auf rückgängig gemachte Änderungen. Ein massenhaftes „Ja, alte Versionen löschen“ ohne diese Daten ist keine Qualitätsfreigabe.
Überprüfen Sie auch die Aufbewahrung und Aufzeichnungen. Die versprochene Speicherplatzfreigabe darf eventuelle Aufbewahrungsmechanismen für den Inhalt nicht außer Acht lassen.
Modellbeispiel: Video- und Office-Dokumente
Eine hypothetische Marketing-Website enthält Videos und Arbeitsdokumente. Videos sind große Dateien, die mehrmals aktualisiert werden. Bei Textdokumenten muss das Team Änderungen häufiger vergleichen.
Der Administrator erstellt je nach Tagesordnung und Dateityp einen separaten Bericht. Der Videoeigentümer bestätigt den erforderlichen verfügbaren Verlauf, während der Texteditor beim Kommentieren die Notwendigkeit einer Rückkehr angibt. Das Ziel besteht nicht darin, alles zu löschen, was eine große Größe hat, sondern eine sinnvolle Wiederherstellung beizubehalten.
Darüber hinaus beschreibt die aktuelle Dokumentation Dateityp-Versionsbeschränkungen für ausgewählte Kategorien wie Audio, Video und PST. Bitte überprüfen Sie vor der Verwendung die Unterstützung und den Umfang. Es handelt sich nicht um einen universellen Filter für irgendeine Erweiterung.
Überprüfbarer Änderungsfortschritt
- Notieren Sie aktuelle Einstellungen und Verbrauch.
- Erstellen Sie einen Auswirkungsbericht über die vorgesehenen Grenzwerte.
- Bestätigen Sie Inhaltseigentümer und Aufbewahrungsanforderungen.
- Zukünftige Regeln im vorgesehenen Umfang ändern.
- Stellen Sie sicher, dass alle asynchronen Aktualisierungen abgeschlossen wurden.
- Führen Sie eine zugelassene Reinigung nur im ausgewählten Bereich durch.
- Überprüfen Sie den tatsächlichen Verbrauch und die verfügbaren Versionen.
Einrichtung und Reinigung können möglicherweise nicht sofort durchgeführt werden. Überwachen Sie den Betriebsstatus und das Ergebnis. Markieren Sie die angegebene Anfrage nicht als abgeschlossene Änderung.
Wann lohnt es sich, zusätzlichen Speicher zu kaufen?
Wenn das Unternehmen den gegebenen Inhalt und die gegebene Geschichte benötigt, kann zusätzlicher Platz die richtige Entscheidung sein. Der Zweck der Kontrolle besteht nicht immer darin, Einsparungen zu erzielen. Sein Ergebnis kann eine Bestätigung dafür sein, dass das aktuelle Wachstum der Arbeit entspricht.
Vergleichen Sie die Kapazität mit den Verwaltungskosten und dem Risiko einer unsachgemäßen Reinigung. Eine einmalige Veröffentlichung eines kleinen Volumens löst möglicherweise kein langfristiges Wachstum. Konzentrieren Sie sich daher auf die Entwicklung des Haushalts und nicht nur auf die heutige Warnung.
Das neue Repository ersetzt jedoch nicht die Prozesssteuerung. Wenn die Automatisierung unnötigerweise einen großen Verlauf erstellt, wird das Problem bei einem größeren Kontingent fortbestehen.
So kommunizieren Sie die Änderung an Benutzer
Erklären Sie, welche Versionen weiterhin verfügbar sein werden und an wen Sie sich wenden können, um eine Verlängerung vorzunehmen. Der Fachbegriff „Trimmjob“ ist für das Team möglicherweise nicht von Nutzen; Ändern der Rückgabeoption bereits ja.
Bereiten Sie eine kurze Anleitung zur Wiederherstellung eines gemeinsamen Dokuments vor und überprüfen Sie diese mit einem repräsentativen Benutzer. Der Betriebsinhaber muss bestätigen, dass die bearbeitete Historie mit dem Auftrag übereinstimmt.
Häufig gestellte Fragen
Werden bestehende Versionen durch eine Änderung des Standardlimits sofort freigegeben?
Nein. Das Festlegen zukünftiger Regeln und das Löschen des vorhandenen Verlaufs sind separate Aufgaben.
Sollten wir alles auf die niedrigste Versionsanzahl umstellen?
Kein guter Vorschlag, wenn man nicht den Arbeits- und Restaurierungsbedarf kennt. Informieren Sie sich zunächst über die Auswirkungen und die erforderliche Historie.
Ist die Massenversionierung auf normale Weise umkehrbar?
Planen Sie es nicht als Experiment mit der Annahme einer einfachen Rendite. Überprüfen Sie das spezifische Verhalten des Trimmvorgangs vor Beginn und genehmigen Sie den genauen Bereich.
Reicht die Größe der größten Dateien aus?
Nein. Verfolgen Sie Versionen, Bibliotheken, Aufbewahrung und den Workflow, der Inhalte erstellt.
Was soll das Ergebnis sein
Bestätigte Regeln für den zukünftigen Verlauf, dokumentierte Bereinigung vorhandener Versionen und ein Überblick über weiteres Wachstum. Somit kann die Freigabe von Speicherplatz erklärt und verteidigt werden, ohne zu versprechen, das gesamte SharePoint-Problem mit einem Schalter zu lösen.
