Drucker, Anwendungen und Websites versenden E-Mails oft auf unterschiedliche Weise, auch wenn alles als SMTP bezeichnet wird. Erfassen Sie jeden Absender, prüfen die Authentifizierung und planen die Umstellung.
Unterscheiden Sie das SMTP-Protokoll von der Standardauthentifizierung. Die Änderung der Unterstützung für die Passwortanmeldung bedeutet nicht das generelle Ende von SMTP oder die gleichen Auswirkungen auf alle Anschlüsse und Geräte.
Aktuelle Bedingungen weichen von älteren Artikeln ab
Microsoft gibt in der aktualisierten Ankündigung des Exchange-Teams an, dass das Verhalten der SMTP AUTH-Basisauthentifizierung bis Dezember 2026 unverändert bleibt. Ende Dezember sollte sie für bestehende Mandanten standardmäßig deaktiviert sein und die Option haben, sie zu aktivieren wieder. Für neue Mandanten nach Dezember sollte OAuth der standardmäßig unterstützte Pfad sein. Microsoft plant, den endgültigen Entfernungstermin in der zweiten Hälfte des Jahres 2027 bekannt zu geben.
Verwenden Sie daher nicht das ältere Datum März oder April 2026 als aktuelles maßgebliches Datum. Bevor Sie eine drastische Änderung vornehmen, prüfen Sie auch die Kündigung Ihres eigenen Mieters.
Durch die Verschiebung ändert sich nichts am Bedarf an Lagerbeständen. Es ist ein Raum für eine unterstützte Lösung und deren Test, kein Grund, die Abhängigkeit von Passwörtern weiter auszubauen.
Vier verschiedene Versandarten
| Weg | Typische Verwendung | Schlüsselkontrolle |
|---|---|---|
| SMTP-Übermittlung mit moderner Authentifizierung | Anwendungen mit OAuth-Unterstützung | Client-Support, Berechtigungen und Token-Operationen |
| SMTP-Relay über Connector | Angemessene Unternehmensinfrastruktur | Zertifikat oder öffentliche IP- und Netzwerkbedingungen |
| Direktversand | Begrenzte interne Lieferung im entsprechenden Szenario | Gehen Sie nicht von einer Weiterleitung an das Internet aus |
| Eigenständiger E-Mail-Dienst oder API | Bewerbungen und Facheinreichungen | Domain-Authentifizierung, Limits, Kosten und Verwaltung |
Microsoft vergleicht unterstützte Szenarien in wie man ein Multifunktionsgerät und eine Anwendung einrichtet. Wählen Sie die Methode entsprechend dem tatsächlichen Standort der Anwendung und den Empfängern.
Führen Sie eine Bestandsaufnahme nach Absender durch
Notieren Sie für jedes System den Besitzer, den SMTP-Endpunkt oder die API, den Port, die Authentifizierung, die Absenderadresse und den Empfänger. Fügen Sie Gerätestandort, Herstellerunterstützung und Zugriff auf Logos hinzu.
Fragen Sie insbesondere, ob das System nur innerhalb der Organisation oder auch an Kunden versendet. Der Scantest an die eigene Adresse weist keinen funktionsfähigen externen Rechnungsversand nach.
Unterscheiden Sie außerdem zwischen einem In-Office-Gerät und einer von einem Drittanbieter gehosteten Anwendung. Die gleiche Anschlusskonfiguration ist möglicherweise nicht für beide Standorte eine unterstützte Lösung.
Was Sie von einem Druckerlieferanten erwarten können
Fragen Sie nach dem spezifischen Modell, der Firmware und der unterstützten OAuth-Methode. Eine pauschale Bestätigung, dass „wir Microsoft 365 können“, reicht nicht aus. Sie benötigen ein Registrierungsverfahren, Zugriffswiederherstellung und Fehlerverhalten.
Fordern Sie ein Testszenario mit einem echten Mieter und einer unterstützten Verwaltungsmethode an. Überprüfen Sie, ob der Versand nach dem Ändern des Passworts, dem Wechsel des Administrators oder dem Neustart des Geräts fortgesetzt wird.
Wenn das Gerät die moderne Authentifizierung nicht unterstützt, wählen Sie die entsprechende unterstützte Alternative aus. Wir würden nicht empfehlen, den Schutz für den gesamten Mieter als übliche Methode auszuschalten, um einen einzelnen Scanner zum Laufen zu bringen.
Für den Connector gelten eigene Netzwerkvoraussetzungen
SMTP-Relay über Connector ist kein allgemeiner öffentlicher SMTP-Server für jede Anwendung. Überprüfen Sie die Absender-ID, die öffentliche IP oder das Zertifikat sowie die Verfügbarkeit des erforderlichen Ports.
Überprüfen Sie insbesondere Filialen und Änderungen der Internetverbindung. Wenn die Lösung auf einer öffentlichen Adresse basiert, kann der Wechsel zu einem anderen Anbieter dazu führen, dass der Versand unterbrochen wird, ohne dass der Drucker gewechselt werden muss.
Ein Firewall- oder DNS-Eintrag sollte einen Besitzer und einen dokumentierten Grund haben. Verlassen Sie sich nicht auf eine historische Konfiguration, die niemand erklären kann.
Direkter Versand und externer Empfänger
Direct Send ist kein Ersatz für Kundenmailings. Wenn das Buchhaltungssystem an andere Domänen senden muss, überprüfen Sie die dieser Anforderung entsprechende Methode.
Die Begriffe „Direktversand“ und „SMTP-Relay“ werden in Foren oft verwechselt. Diagnostizieren Sie anhand von Endpunkt, Connector und tatsächlicher Authentifizierung, nicht anhand des Namens in der E-Mail des vorherigen Anbieters.
Für einen einfachen Drucker sollte der gewählte Weg auf Dauer beherrschbar sein. Eine Lösung, die aufgrund mehrerer Scans pro Woche eine komplexe Infrastruktur erfordert, kann betrieblich unpraktisch sein, selbst wenn dies technisch möglich ist.
Modellbeispiel: Drucker, ERP und Web
Ein hypothetisches Unternehmen verfügt über einen Drucker im Büro, ein ERP auf einem Unternehmensserver und eine Website bei einem externen Anbieter. Alle drei Geräte haben unterschiedliche Bedingungen und benötigen möglicherweise einen anderen Pfad.
Der Drucker versendet nur an Mitarbeiter. ERP liefert auch Rechnungen an Kunden und benötigt Protokolle und Wiedergaben. Die Website sendet eine Bestätigung von der gehosteten Umgebung. Wenn Sie für alle Systeme ein einziges SMTP-Passwort wählen, werden deren Unterschiede ignoriert.
Der Administrator bereitet für jede Route einen separaten Test und Besitzer vor. Die Finanzabteilung bestätigt die Zustellung der Rechnung, das Betriebsteam scannt und der Bauleiter die Zustellung der Formularbestätigung. Der Erfolg einer Methode überträgt sich nicht automatisch auf andere.
Testen Sie auch die Nichtlieferung
Senden Sie die Nachricht vor der Bereitstellung intern und extern, überprüfen Sie den repräsentativen Anhang und prüfen Sie das Ergebnis im Protokoll. Versuchen Sie dann den Fehler: Nicht verfügbares Netzwerk oder ungültiger Empfänger im sicheren Test.
Stellen Sie fest, ob die Anwendung die Anforderung wiederholt und ob die Gefahr einer Duplizierung besteht. Bei Rechnungen ist es wichtig, das Geschäftsergebnis zu überprüfen, nicht nur den Eintrag „SMTP akzeptiert“.
Geben Sie in der Übermittlung an, wo nach der abgelehnten Nachricht gesucht wird und wer antwortet. Ohne diesen Schritt können Sie die Authentifizierung aktualisieren und haben immer noch das gleiche Problem mit unsichtbaren Fehlern.
Migrationsplan
- Ordnen Sie alle sendenden Systeme zu.
- Geben Sie die heutige Methode und die Abhängigkeiten an.
- Erkundigen Sie sich bei den Anbietern nach unterstützten Alternativen.
- Wählen Sie für jeden Standort und Verkehrstyp eine Lösung.
- Testauslieferung und Fehlerverhalten.
- Stellen Sie die Änderung systemweise bereit.
- Entfernen Sie unnötige alte Zugriffe und aktualisieren Sie Datensätze.
Bereiten Sie ein spezifisches genehmigtes Verfahren für die Rücksendung vor. Die Wiederherstellung des alten Mechanismus ist kein langfristiges Ergebnis der Migration und sollte nicht ohne Wissen des zuständigen Administrators erfolgen.
Häufig gestellte Fragen
Funktioniert SMTP im Jahr 2026 nicht mehr?
Nein. Der Hinweis gilt für eine bestimmte Authentifizierungsmethode mit SMTP AUTH, nicht für jeden Sendepfad.
Einfach das Passwort ändern?
Wenn das System die Standardauthentifizierung verwendet, ändert ein anderes Passwort den Authentifizierungsmechanismus nicht.
Benötigt jeder Drucker ein lizenziertes Postfach?
Das hängt von der gewählten Methode ab. Einige unterstützte Relay-Szenarien benötigen keine Zwischenablage; Überprüfen Sie die gesamte Konfiguration.
Können wir den Corporate Connector für eine Website eines Drittanbieters verwenden?
Gehen Sie nicht davon aus. Microsoft hat spezielle Einschränkungen für gehostete Anwendungen und SMTP-Relay.
Das Ergebnis einer gut durchgeführten Änderung
Das Unternehmen weiß, von wo aus es E-Mails versendet, wie Systeme überprüft werden und wer sich um Fehler kümmert. Die neue Authentifizierung bringt auch einen besseren Überblick über den Betrieb, was beim nächsten Geräte- oder Lieferantenwechsel hilfreich sein wird.
