Praktická odpověď
Stručně řečeno: nelicencovaná sdílená poštovní schránka pojme až 50 GB. Lidé, kteří k němu mají přístup, potřebují licencované poštovní schránky Exchange Online. Sdílená poštovní schránka vyžaduje další licencování pro primární poštovní schránku o velikosti 100 GB, rozšířený online archiv, soudní blokování a určité pokročilé funkce zabezpečení nebo dodržování předpisů.
Tři otázky, které je třeba zodpovědět před odebráním licence
Zkontrolujte obojí. Primární poštovní schránka 32 GB s 80 GB online archivem není pro účely plánování „schránkou do 50 GB“.
Co konverze dělá – a nedělá
Převedením uživatelské poštovní schránky na sdílenou poštovní schránku zachováte a umožníte oprávněným interním uživatelům přistupovat k ní prostřednictvím jejich vlastních licencovaných účtů. Nepromění poštovní schránku na obecné přihlášení.
Bezpečnější pracovní postup při odchodu
1. Zaznamenejte velikost primární poštovní schránky, velikost archivu, stav obnovitelných položek, zásady uchovávání a blokování.
Tři otázky, které je třeba zodpovědět před odebráním licence
Zkontrolujte obojí. Primární 32 GB
- schránka s 80 GB online
- archiv není „schránka pod
- 50 GB“ pro účely plánování.
- 50 GB“ pro účely plánování.
Jak velká je primární poštovní schránka a archiv?
Zkontrolujte obojí. Primární poštovní schránka 32 GB s 80 GB online archivem není pro účely plánování „schránkou do 50 GB“. Archiv má své vlastní požadavky na oprávnění. Společnost Microsoft povoluje nelicencovanou sdílenou poštovní schránku až do velikosti 50 GB. Přiřazení plánu Exchange Online Plan 2 zvýší limit primární poštovní schránky na 100 GB. Pro možnost archivace a automatické rozšiřování archivace Microsoft dokumentuje Exchange Online Plan 2 nebo Exchange Online Plan 1 s doplňkem Exchange Online Archiving. Musí smazaný obsah zůstat zjistitelný? Přístup pro správce a uchování pro právní záležitosti jsou různé požadavky. Pokud je vyžadováno pozastavení soudního sporu, sdílená poštovní schránka potřebuje Exchange Online Plan 2 nebo Exchange Online Plan 1 plus Exchange Online Archiving. Pokročilé funkce Purview nebo Defender mohou také vyžadovat vlastní licence. Je to ještě funkční schránka? Poštovní schránka bývalého zaměstnance, která nadále přijímá pracovní e-maily, může být po přechodnou dobu sdílenou provozní poštovní schránkou. Poštovní schránku uchovávanou pouze tak, aby záznamy zůstaly zjistitelné, lze lépe zpracovat pomocí návrhu uchovávání nebo neaktivní schránky. Tuto volbu proveďte před odstraněním uživatele nebo odebráním nároků.
Co konverze dělá – a nedělá
Převedením uživatelské schránky na sdílenou schránku zachováte a umožníte autorizaci
- interní uživatelé k němu přistupují prostřednictvím svých vlastních licencovaných účtů. To ne
- změnit poštovní schránku na obecné přihlášení. Microsoft uvádí přidruženou sdílenou poštovní schránku
- účet není určen pro přímé přihlášení a měl by zůstat blokován.
- Konverze také neuděluje neomezená práva na ukládání, archivaci, držení nebo zabezpečení. Centrum pro správu může povolit nastavení
Praktické kontroly
zůstanou viditelné a dříve poskytnutá data se mohou po určitou dobu jevit jako přístupná. Tento technický stav není důkazem nároku.
Bezpečnější pracovní postup při odchodu
1. Zaznamenejte velikost primární poštovní schránky, velikost archivu, stav obnovitelných položek, zásady uchovávání a blokování. 2. Zjistěte, kdo potřebuje trvalý přístup a na jak dlouho.
- 3. Rozhodněte, zda je schránka funkční, přechodná nebo důkazní materiál, který je třeba uchovat.
- 4. Převeďte na sdílenou, dokud je poštovní schránka uživatele stále licencována. 5. Potvrďte převod a delegujte přístup prostřednictvím licencovaných uživatelských účtů.
- 6. Zablokujte přímé přihlášení a odstraňte nepotřebné metody autentizace a relace.
- 7. Ponechte si nebo přidělte licence Exchange a compliance požadované zvoleným státem. 8. Před uzavřením tiketu otestujte přístup, příchozí poštu, automatickou odpověď, přeposílání, viditelnost archivu a zjišťování.
Praktické kontroly
9. Přidejte datum recenze nebo smazání. „Navždy“ by mělo být explicitní rozhodnutí o záznamech, nikoli nepřítomný vlastník.
Běžné scénáře
Poštovní schránka o velikosti 20 GB je převedena na sdílenou, přihlašovací
- je blokován, dva licencovaní kolegové
- získat přístup a ne
- je vyžadována pokročilá funkce. Sdílená poštovní schránka
- obvykle nepotřebuje vlastní Exchange licenci.
Malá schránka, žádný archiv, krátké předání
Poštovní schránka o velikosti 20 GB je převedena na sdílenou, přihlášení je zablokováno, dva licencovaní kolegové získají přístup a není vyžadováno žádné pozastavení ani pokročilá funkce. Sdílená poštovní schránka obvykle nepotřebuje vlastní licenci Exchange. Primární poštovní schránka nad 50 GB Neodstraňujte licenci a doufejte, že přebytek zůstane neškodný. Buď snižte primární poštovní schránku pod nelicencovaný limit prostřednictvím schváleného procesu záznamů, nebo přiřaďte Exchange Online Plan 2 pro podporu až 100 GB. Archiv musí zůstat dostupný Ponechte si nárok na archivaci. Microsoft identifikuje Exchange Online Plan 2 nebo Exchange Online Plan 1 s Exchange Online Archiving pro scénář rozšířeného archivu a automatického rozbalení archivu. Soudní spory nebo regulované uchování Licencujte poštovní schránku pro blokování a jakoukoli další použitou funkci Purview. Poté ověřte blokování, nikoli předpokládejte, že konverze zdědila zamýšlený právní stav. Dlouhodobý záznam, žádné provozní využití Posuďte, zda je neaktivní schránka obhajitelnější architekturou. Tato cesta má předpoklady: před odstraněním uživatelského účtu musí existovat správné uchování nebo pozastavení. Nejedná se o štítek, který lze přidat po náhodném smazání.
Zavádějící test: „Ale stále to vidím“
Audity licencování se nezdaří, když organizace srovnávají úspěšnou konfiguraci s licencovaným použitím. Exchange může zachovat dříve zřízené vlastnosti, vynucení
- může být zpožděn a administrátorský povrch může odhalit příkaz, který neuděluje komerční práva.
- Jako test oprávnění použijte podmínky produktu Microsoft a aktuální popisy služeb. Použijte
- stavu nájemce jako důkaz konfigurace. Obojí je důležité, ale odpovídá na různé otázky.
- Organizacím s mnoha odchody může Axeti pomoci inventarizovat sdílené poštovní schránky podle velikosti, archivace, blokování, použití funkcí,
Praktické kontroly
delegáty a poslední činnost, takže licence jsou zachovány pouze tam, kde je odůvodňuje požadavek na data.
Praktické kontroly
Zdroje a rozsah: Microsoft Learn, O sdílených poštovních schránkách v Microsoft 365: základní 50 GB, licencování delegátů, model přihlášení, archivace a scénáře blokování. Microsoft Learn, limity Exchange Online: limity pro poštovní schránky a archivy, požadavek na přístup uživatele a omezení použití archivu. Microsoft Learn, Umístěte poštovní schránku na soudní blokování: Plán 2 nebo Plán 1 plus požadavek na archivaci Exchange Online. Specifické funkce Purview a Defender mají licenční pravidla založená na výhodách nad rámec licence pro ukládání poštovních schránek. Před zveřejněním nebo implementací ověřte přesnou funkci, populaci uživatelů, cloud a smlouvu.
