Microsoft 365 Archive: kvóty a náklady

SharePoint web je téměř plný. Správce označí staré soubory jako archivované a očekává, že se uvolní jeho limit. Tenant přitom skutečně vykazuje přesun dat z aktivní do archivní vrstvy, ale konkrétní web dál hlásí stejnou obsazenost. Obě pozorování mohou být správná: kvóta webu a aktivní spotřeba tenantu nejsou stejné měřidlo.

File-level archive podle aktuálního FAQ nemění obsazenost ani vynucování kvóty konkrétního SharePoint webu. Na úrovni tenantu však přeřazuje data z aktivní do archivní spotřeby. Další otázka je, jaká část archivní vrstvy se skutečně účtuje po zohlednění již licencované kapacity.

Následující model řeší komerční SharePoint a Microsoft 365 Archive s funkčním PAYG účtováním. Netýká se pooled storage pro školství ani zvláštních pravidel nelicencovaných OneDrive účtů. Dokumentaci jsme ověřili 20. října 2026; kalkulace jsou vlastní hypotetické příklady, ne odhad skutečné faktury vašeho tenantu.

Tři čísla, která potřebujete oddělit

Archive FAQ přímo rozlišuje site-level a tenant-level storage. Archivovaný soubor zůstává započtený ve využití a limitu svého webu. Z pohledu tenantu ovšem aktivní spotřeba klesá a archivní o stejný objem roste; celkové množství uložených dat se archivací neztrácí.

Jestli problémem je limit jednoho webu, file-level archivace není náhradou navýšení jeho přidělené kvóty nebo promyšleného odstranění či přesunu dat. Pokud dochází aktivní kapacita celé organizace, rozdělení mezi vrstvy může pomoci. Před změnou si proto napište, které z těchto dvou omezení řešíte.

Příklad: web má přiděleno 1 000 GB a vykazuje 950 GB. Přesun 300 GB jeho souborů do archivu podle uvedeného FAQ nevytvoří report 650 GB pro site quota. Nemůžete proto automaticky naplánovat dalších 300 GB aktivních dokumentů na tentýž web. Jde o model důsledku pravidla, nikoli naměřený průběh migrace.

Archiv souboru není archiv celého webu

Při archivaci celého webu přestane být web běžně přístupný a pracujete s jeho reaktivací. File-level archive ponechává web v provozu a omezuje běžný přístup k vybraným archivovaným souborům. Přehled služby a návod ke správě popisují tyto stavy odděleně.

Oba stavy mohou existovat současně. Pokud byl konkrétní soubor archivovaný už před archivací celého webu, samotná reaktivace webu z něj neudělá aktivní soubor. Pro plán přístupu musíte vědět, zda obnovujete dostupnost webu, souboru, nebo obou vrstev.

Archive není starší bod obnovy a neslouží jako náhrada zálohy. Retence a eDiscovery u archivovaného obsahu dál fungují podle svých pravidel; tím nevzniká garance návratu dokumentů do historické podoby. Účely podrobněji rozlišuje článek o retenci, archivu a záloze.

Neúčtuje se vždy celý archivní objem

Cenový model Archive zohledňuje již licencovanou SharePoint kapacitu. Pokud se aktivní a archivní obsah dohromady vejde do přidělené tenantové kapacity, dodatečný Archive storage náklad nevzniká. Neznamená to, že je bezplatná každá služba kolem obsahu nebo že není potřeba správně nastavené účtování.

Pro pracovní výpočet označme licencovanou kapacitu Q, aktivní spotřebu H a archivní spotřebu C, vše ve stejné jednotce. V běžném scénáři, kde aktivní obsah nepřesahuje Q, vychází ze zveřejněných příkladů účtovaný archivní objem jako maximum z nuly a H + C − Q. Podmínka H nejvýše Q je součástí tohoto zjednodušeného modelu.

Hypotetický měsíční příklad bez změn objemu během měsíce: tenant má Q = 10 000 GB, H = 9 000 GB a C = 2 500 GB. C je již správně zjištěný součet archivních dat bez dvojího započtení.

V tomto modelu tedy neplatíte Archive sazbu automaticky ze všech 2 500 GB. Pokud by C bylo pouze 500 GB a ostatní předpoklady zůstaly stejné, součet 9 500 GB by se vešel do Q a dodatečný Archive storage náklad by byl nulový.

Kalkulaci udržujte v GB nebo jiné jediné jednotce. Nemíchejte desetinný přepočet TB s binárním přepočtem a potom rozdíl neoznačujte za chybu měřidla. Použití proměnné p umožňuje porovnat smluvní sazby bez vymyšleného přepočtu cen a daní.

Přeplněná aktivní vrstva má vlastní náklad

Pokud H přesahuje Q, předchozí jednoduchou rovnici nepoužívejte bez omezení jako objem archivu. Zahrnula by i aktivní data nad kvótu. Cenové scénáře Microsoftu výslovně rozlišují dodatečnou standardní kapacitu a účtovaný archiv.

Pro inventurní rozdělení lze v tomto modelu zapsat archivní část jako minimum z C a maxima z nuly a H + C − Q. Samostatně evidujte aktivní deficit maximum z nuly a H − Q. To je vlastní algebraické vyjádření zveřejněných scénářů, nikoli náhrada skutečného fakturačního měřidla nebo povolení dlouhodobě překračovat limit.

Při Q = 10 000 GB, H = 10 500 GB a C = 1 000 GB má model aktivní deficit 500 GB a archivní část 1 000 GB. Číslo 1 500 GB proto nelze celé vynásobit sazbou Archive a prohlásit kapacitu za vyřešenou. Způsob doplnění aktivní kapacity a jeho vliv na Q zahrňte do skutečné nabídky.

Archivované soubory se nesmí započítat dvakrát

Aktuální pricing dokument popisuje archivní spotřebu jako součet archivovaných webů a archivovaných souborů, které leží na nearchivovaných webech. Soubory uvnitř již archivovaného webu se znovu samostatně nepřičítají.

Pro model 2 500 GB může inventura obsahovat 2 000 GB celých archivovaných webů a 500 GB archivovaných souborů na aktivních webech. Pokud navíc reportujete 300 GB archivovaných souborů uvnitř oněch archivovaných webů, nejsou další položkou nad 2 500 GB. Takový součet by vytvořil 2 800 GB z týchž dat.

Návod ke správě uvádí pro file-level spotřebu vlastnost ArchivedFileDiskUsed v Get-SPOSite, v bajtech. Záznam připojte ke stavu příslušného webu a převeďte do zvolené jednotky. Samotný sloupec bez informace, zda je web také archivovaný, nestačí pro správný součet.

Bezplatná reaktivace neznamená volné přepínání

Microsoft v pricing dokumentaci uvádí zrušení poplatku za reaktivaci SharePoint obsahu od 31. března 2025. Starší texty s poplatkem za reaktivaci SharePoint webu proto nepoužívejte jako současný univerzální ceník. Změna se nevztahuje automaticky na nelicencované OneDrive účty.

Současně existuje omezení opětovné archivace. Pricing stránka jej označuje jako čtyřměsíční období; u reaktivovaných souborů manage a overview výslovně uvádějí 120 dnů. Nepřevádějte tato znění na jeden odhadovaný kalendářní termín pro všechny typy objektů. U každého kroku ověřte konkrétní stav a dostupnou akci.

Reaktivací se může změnit rozdělení aktivní a archivní vrstvy. V prvním modelu přesun 1 000 GB zpět do aktivní vrstvy vytvoří H = 10 000 GB a C = 1 500 GB: celkem pořád 11 500 GB, účtovaná archivní část v modelu zůstane 1 500 GB. Nulový poplatek za akci tedy není totéž jako nulový další měsíční náklad.

Teams a klienti potřebují zvláštní pilot

Archivace hlavního SharePoint webu není archivací celého týmu Teams. Správa Archive uvádí omezenou podporu týmů s privátními nebo sdílenými kanály: administrace SharePointu může akci na hlavním webu zablokovat; PowerShell či Graph mohou archivovat hlavní web, zatímco weby těchto kanálů zůstávají aktivní. Samotné kanálové weby nelze tímto postupem obecně archivovat.

U souborového archivu je zase podstatný klient. Aktuální overview uvádí omezení například některých webových Office aplikací, mobilních klientů, macOS synchronizace a aplikací načítajících soubor jako datový vstup. Nepoužívejte test ve webovém SharePointu jako důkaz, že bude fungovat každý mobilní či synchronizovaný přístup.

Ruční archivace souboru a automatizovaná politika také nejsou stejný licenční požadavek. FAQ odděluje Microsoft 365 Archive od samostatně licencované správy životního cyklu v SharePoint Advanced Management. Zapnuté PAYG účtování neprokazuje práva ke každé automatizační funkci.

Co se stane při vypnutí účtování

Pricing dokument uvádí, že při vypnutí Archive nebo nefunkčním souvisejícím účtování obsah zůstává archivovaný a může být reaktivován. Nové archivace jsou blokované a archivovaný obsah se po tuto dobu započítává jako aktivní standardní spotřeba.

To není postup, kterým obejdete náklady při zachování stejného kapacitního výsledku. Do provozního návrhu zahrňte vlastníka Azure fakturační vazby a kontrolu jejího stavu. Počet stále archivovaných objektů sám neprokazuje, že se dál účtují a započítávají ve stejné vrstvě jako před vypnutím.

Podklady před první větší archivací

1. Zapište, zda řešíte kvótu jednoho webu, aktivní tenantovou kapacitu, nebo oba problémy.
2. Zjistěte Q, H a správně rozdělené C ve stejné jednotce; vylučte dvojí započtení souborů v archivovaných webech.
3. Ověřte typy webů, kanály Teams a klienty, kterými uživatelé obsah skutečně otevírají.
4. Stanovte požadovaný přístup a realistický proces reaktivace. Zahrňte omezení opětovné archivace a rezervu aktivní kapacity.
5. Oddělte spotřební Archive práva od případných automatizačních funkcí SAM; ověřte účetní vazbu a smluvní sazby.
6. Proveďte pilot na reprezentativním obsahu, zaznamenejte stav webu i souboru, změny obou vrstev a zkušenost uživatele.
7. Po započtení skutečné spotřeby porovnejte model s měřidlem. Změnu objemu, kvóty a ceny vyhodnocujte odděleně.

Pokud je potřeba obsah skutečně zmenšit, nikoli jen přeřadit, navazuje postup úklidu SharePointu a historie verzí. Mazání má vlastní dopady na obnovitelnost a retenci; není automaticky lepší alternativou archivu.