Exchange Online: proč je schránka stále plná

Obsah ověřen k 29. říjnu 2026

Outlook hlásí plnou schránku, přestože běžná pošta zabírá jen 18 GB ze 100 GB. Uživatel vysype koš, ale potíže pokračují. Správce pak najde přes 100 GB ve složce Recoverable Items. Nejde o dvě různá zobrazení stejné kapacity: Exchange Online pro běžný obsah a pro obnovitelné položky používá oddělené kvóty.

Při plných Recoverable Items nejdřív zjistěte skutečnou kvótu, původ uchovávaných dat a funkčnost jejich přesunu do archivu. Samotné přidání licence, vysypání koše ani velký online archiv neprokazují, že je problém vyřešený. Níže najdete postup od měření po kontrolu výsledku, včetně rozdílu mezi limity 100, 105 a 110 GB a novou kapacitou některých archivů až 3 TB.

Tři kapacity, které se nesmějí zaměnit

V Outlooku viditelný obsah, skryté Recoverable Items a online archiv mají odlišnou úlohu. Složka pojmenovaná „Archiv“ uvnitř běžné schránky navíc není totéž co samostatný Online Archive. Při řešení incidentu potřebujete vědět, ve kterém úložišti položka skutečně leží.

Microsoft v popisu Recoverable Items vysvětluje samostatnou kvótu i podsložky Deletions, Purges, Versions a DiscoveryHolds. Jejich názvy pomáhají určit mechanismus růstu. Není však správné vybrat největší složku a automaticky ji označit za data určená k odstranění.

Proč mazání nemusí uvolňovat místo

Odstranění zprávy může jen změnit místo, kde se uchovává. Pokud na obsah působí retenční pravidlo nebo hold, další kopie zůstává dostupná pro daný účel. Problém tak může vzniknout i u schránky, kterou aplikace pravidelně vyprazdňuje: málo viditelné pošty neznamená malý objem uchovávaných dat.

Rozlište přitom dva různé významy slova retence. Exchange MRM může přesouvat starší položky do archivu. Purview retention a eDiscovery hold řeší uchování obsahu. Nastavení přesunu do archivu proto samo o sobě neruší povinnost data zachovat. Aktuální návod Microsoftu pro schránky na holdu popisuje přesun Recoverable Items z primární schránky do odpovídající části archivu, nikoli odstranění důkazů.

Do výchozího řešení proto nepatří vypnutí holdu ani nulová doba uchování smazaných položek. Nejdřív určete vlastníka pravidla a skutečný důvod uchování. Pokud má být pravidlo změněno, jde o samostatné věcné rozhodnutí; změna není běžnou technikou uvolnění kapacity.

Co znamenají limity 30, 100, 105 a 110 GB

Základní limity popisují Exchange Online service limits. Rozšíření pro archivaci je potřeba číst společně s konfigurací konkrétní schránky. Následující čísla nejsou nabídka čtyř libovolně volitelných kapacit.

Právě rozdíl mezi individuálním a organizačním zapnutím bývá přehlížený. Návod k auto-expanding archiving uvádí, že organizační zapnutí samo nepřidává stejných 10 GB jako individuální operace u schránky na holdu. Hodnota AutoExpandingArchiveEnabled na uživateli navíc po organizačním zapnutí nemusí přejít na True. Izolovaný výpis jedné vlastnosti proto nestačí.

Při incidentu pracujte s reálnými hodnotami RecoverableItemsQuota a RecoverableItemsWarningQuota, stavem archivu a konfigurací organizace. Tabulka vysvětluje mechanismus; nenahrazuje měření konkrétního tenanta.

Archiv až 3 TB neznamená 3 TB pro primární schránku

Microsoft v říjnu 2026 oznámil zvýšení maximálního auto-expanding archivu z 1,5 TB na 3 TB pro vyjmenované způsobilé licence. Podle aktuálního přehledu archivační kapacity začalo zavádění v polovině října a dokončení bylo plánováno na konec měsíce. K datu tohoto textu tím nepotvrzujeme dokončení ve všech tenantech.

Mezi způsobilé nabídky patří například Microsoft 365 E5, Office 365 E5 a Microsoft 365 Purview Suite. U E5 dokumentace požaduje ponechat zapnutý příslušný plán Records Management. Ostatním licencím automaticky nevzniká nárok na 3 TB. Nejde ani o předem přidělené 3 TB volného místa: archiv se rozšiřuje postupně.

Pro diagnostiku je rozhodující jiný závěr: vyšší maximum archivu nezvětšuje primární Recoverable Items na terabajty. Oprava musí řešit také cestu přesunu, dostupnou kapacitu archivu a čas potřebný pro zpracování. Když je primární skryté úložiště plné dnes, informace o budoucím rozšíření archivu sama provoz neobnoví.

Diagnostika bez mazání obsahu

Začněte čtecími výpisy. Použijte připojení Exchange Online PowerShell a oprávnění přiměřená správě dané schránky. Příklad uzivatel@example.com nahraďte kontrolovanou adresou. Následující dotazy slouží k inventuře, ne ke změně konfigurace.

1. Zjistěte typ schránky, kvóty, nastavení archivu a holdu: Get-Mailbox -Identity uzivatel@example.com a ve výsledku zkontrolujte odpovídající vlastnosti. U holdu nepovažujte samotné LitigationHoldEnabled=False za úplný přehled retenčních pravidel.
2. Velikost primární schránky ověřte pomocí Get-EXOMailboxStatistics -Identity uzivatel@example.com. Pro archiv použijte podporovaný přepínač -Archive.
3. Prohlédněte Recoverable Items příkazem Get-EXOMailboxFolderStatistics -Identity uzivatel@example.com -FolderScope RecoverableItems. Pro stejný rozsah v archivu přidejte -Archive.
4. Zaznamenejte datum výpisu a porovnejte FolderSize, FolderAndSubfolderSize a počty položek. Opakujte měření v předem určeném intervalu, abyste rozlišili dlouhodobý růst od jednorázového výkyvu.

Parametry popisují samostatné reference Get-EXOMailboxStatistics a Get-EXOMailboxFolderStatistics. Příkazy jsme pro tento článek ověřili proti dokumentaci, nikoli spuštěním nad zákaznickými daty.

Při vyhodnocení nesčítejte nadřazený agregát FolderAndSubfolderSize s jeho dceřinými agregáty: stejné položky byste započítali opakovaně. Zvlášť prověřte interní vyhledávací podsložky pod DiscoveryHolds; Microsoft upozorňuje, že konkrétní search-processing složky nepředstavují obnovitelný obsah a nepočítají se do kvóty. Velké číslo v každém řádku tedy nelze bez rozboru převést na součet využité kapacity.

Z měření udělejte rozhodnutí

Následující pracovní model je redakční příklad, nikoli výsledek měření zákazníka. Všechny velikosti jsou pro jednoduchost ve stejné jednotce GB.

Výpočet volná kapacita / čistý denní přírůstek je jednoduchá plánovací pomůcka. Nejde o přesnou předpověď: změna provozu, příloh nebo uchování může trend změnit. Odpovědnému týmu ale dává užitečnější termín než „počkáme, zda archiv začne fungovat“.

Pokud zbývajících deset dní nestačí pro ověřenou nápravu a případnou podporu, incident eskalujte hned. Auto-expanding archive může další kapacitu zřizovat až 30 dní. Jeho zapnutí navíc není vratný přepínač a má dopady na pozdější práci s neaktivní schránkou. Proto se nehodí jako bezmyšlenkovitý hromadný zásah při každé hlášce o plné poště.

Přesun ověřte, nespoléhejte na dokončený příkaz

Novější auto-archiving podle zaplnění je jiná funkce než automatické rozšiřování archivu. Dokumentace popisuje přesun při překročení prahu 96 %, existující archiv s volným místem a samostatné vyhodnocení primární a Recoverable Items kvóty. Uvádí také výjimky, například příliš nové položky a označení Never Move to Archive. Stránka současně stále zmiňuje preview; dostupnost proto ověřte ve vlastním prostředí.

Při kontrole nápravy musí souhlasit více signálů: snížení správné kvóty, růst odpovídající části archivu, úspěšné zpracování a obnovená uživatelská funkce. Testujte příjem zprávy, práci s kalendářem a mazání na neprodukční testovací položce. Samotné spuštění Managed Folder Assistant neprokazuje dokončený přesun.

Pokud se velikosti nemění, připravte pro podporu časovou řadu, aktuální kvóty, stav archivu, relevantní zásady a přesné projevy. Rozhodování o uchování předejte vlastníkovi pravidla. Praktické souvislosti licencí najdete v našem článku Sdílená schránka: licence a archiv; rozdíl mezi uchováním a obnovou vysvětluje Retence, archiv a záloha.