Aufbewahrung, Archivierung und Backup erfüllen in Microsoft 365 unterschiedliche Aufgaben. Erfahren Sie, was die einzelnen Funktionen schützen, wo die Wiederherstellung Grenzen hat und wie Sie passende Regeln festlegen.
Die Beibehaltung von Inhalten, die Reduzierung des aktiven Speichers und die Wiederherstellung des funktionsfähigen Zustands sind drei verschiedene Ziele. Bestimmen Sie zunächst, welches Ziel Sie ansprechen. Wählen Sie dann erst die Funktion, das Produkt und die Lizenz aus.
Die Aufbewahrung bestimmt den Lebenszyklus von Inhalten
Aufbewahrungsregeln und Aufbewahrungsbezeichnungen helfen dabei, Inhalte basierend auf festgelegten Bedingungen aufzubewahren oder zu löschen. Es kommt auf den Standort, die Reichweite und den Beginn der Zeitberechnung an. Microsoft beschreibt dieses Modell in Aufbewahrungsübersicht.
Der Satz „Wir behalten alles sieben Jahre lang“ bestimmt nicht selbst, wann die Zeit abläuft und was danach passiert. Ein anderes Ergebnis hat ein Erstellungsdatum und eine weitere zuletzt geänderte Datei. Die unterstützten Bedingungen können für einzelne Dienste variieren.
Nutzen Sie daher in Ihrem Design reale Inhaltsbeispiele. Ein über mehrere Jahre geänderter Vertrag hat einen anderen Lebenszyklus als eine einmalige Mitteilung an Mitarbeiter.
Archiv ist nicht gleichbedeutend mit Backup
Das Archiv kann die Arbeit mit älteren Inhalten übernehmen oder diese außerhalb des aktiven Bereichs speichern. Es sagt nicht automatisch aus, wie schnell und in welchem Umfang Sie den Dienst nach einer böswilligen Änderung wiederherstellen können.
Im Fall von E-Mails könnte jemand mit dem Wort Archiv ein Online-Postfacharchiv meinen. Für SharePoint kann es sich um Microsoft 365 Archive handeln. Dabei handelt es sich um unterschiedliche Produkte und Verfahren. Verwenden Sie in der Dokumentation den genauen Namen, da IT und Management sonst möglicherweise jeweils eine andere Idee genehmigen.
Legen Sie insbesondere fest, wer auf das Archiv zugreifen soll und ob einzelne Dokumente oder regelmäßige Arbeiten mit dem gesamten Inhalt benötigt werden. Der betriebliche Bedarf beeinflusst die geeignete Lösung.
Die Anzahlung wird je nach Verlängerung berechnet
Microsoft 365 Backup ist eine eigenständige Lösung zum Schutz und zur Wiederherstellung unterstützter Exchange Online-, OneDrive- und SharePoint-Daten. Die aktuelle Dienstübersicht beschreibt die Wiederherstellungsoptionen und ihre Einschränkungen.
Die zentrale Frage für das Unternehmen lautet: Was genau muss zu welchem Zeitpunkt und für wie lange wiederhergestellt werden? Es reicht nicht aus, dass das System „Sicherung abgeschlossen“ sagt.
Das Zurückgeben einer gesamten Site, das Wiederherstellen ausgewählter Nachrichten und das Auffinden eines einzelnen archivierten Dokuments sind unterschiedliche Aufgaben. Überprüfen Sie jeweils den unterstützten Bereich, die Administratorberechtigungen und die erwarteten Auswirkungen auf neuere Daten.
Vergleich des Zwecks einzelner Schichten
| Schicht | Das Hauptziel | Was zu testen ist |
|---|---|---|
| Zurückbehaltung | Aufbewahrung oder Löschung gemäß den Regeln | Umfang, Startzeit und Suchinhalt |
| Versionsgeschichte | Arbeiten mit früheren Dateiänderungen | Verfügbare Versionen und ihre Kürzungsregeln |
| Korb | Stellen Sie gelöschte Inhalte innerhalb eines unterstützten Zeitraums wieder her | Verfügbarkeit eines bestimmten Objekts |
| Archiv | Langzeitlagerung und Zugriff nach Produkt | Reaktivierung, Kosten und Arbeitsweise |
| Kaution | Unterstützte Daten wiederherstellen | Wiederherstellungspunkt, Granularität und Rollback-Zeit |
| Betriebsstabilität des Dienstes | Plattformverfügbarkeit | Vorfallverfahren und Nachverfolgung des Unternehmens |
Die Tabelle ist eine Arbeitsauflösung. Einzelne Mechanismen können sich ergänzen, führen ihnen aber ohne Test nicht die gleichen Ergebnisse zu.
Beginnen Sie mit einem Geschäftsszenario
Wählen Sie einen bestimmten Vorfall aus. Beispielsweise löscht ein Mitarbeiter einen Ordner, ein Angriff überschreibt viele Dateien, eine Integration ändert versehentlich Inhalte oder die historische Kommunikation muss dokumentiert werden.
Fügen Sie dem Szenario die erforderlichen Daten, das akzeptable Alter des wiederhergestellten Zustands und die Zeit hinzu, in der das Team die Arbeit wiederherstellen muss. Prüfen Sie erst dann, welche verfügbaren Mechanismen die Situation lösen.
Damit gibt die Geschäftsführung das tatsächliche Ergebnis frei. „Wir sichern Microsoft 365“ ist eine zu weit gefasste Formulierung, wenn der Schutz nicht alle notwendigen Dienste oder Objekte abdeckt.
Modellbeispiel: umgeschriebene Dokumentbibliothek
Ein hypothetisches Unternehmen verfügt über eine Angebotsbibliothek. Die Automatisierung überschreibt eine große Anzahl von Dateien und das Problem wird einige Tage später erkannt. Die IT muss den korrekten Zustand wiederherstellen und gleichzeitig die neue Arbeit beibehalten, die nach dem Vorfall erstellt wurde.
Vor der Restaurierung werden der Zeitpunkt des letzten ordnungsgemäßen Zustands, das Schadensausmaß und neuere Veränderungen ermittelt. Der Manager vergleicht die verfügbaren Versionen und unterstützten Wiederherstellungsoptionen. Das Verkaufsteam bestätigt, welche Dateien bei der Rückgabe noch gültig sind.
Dieses Beispiel stellt keine universelle Produktlösung dar. Es zeigt, warum der Test einen Konflikt zwischen einem älteren Wiederherstellungspunkt und einem neueren gültigen Job umfassen muss.
Was RPO und RTO bedeuten
Der RPO drückt aus, wie alt der wiederhergestellte Zustand akzeptabel ist. RTO beschreibt die erforderliche Wiederherstellungszeit. Übersetzen Sie sie in einer Zusammenfassung in die allgemeine Sprache: Wie viel Arbeit kann verpasst werden und wie lange kann das Team warten?
Leiten Sie RTO nicht allein von der Datenübertragungsrate ab. Die tatsächliche Rendite umfasst Wiederherstellungsentscheidungen, Administratorzugriff, richtige Punktauswahl, technische Ausführung und Überprüfung des Inhaltseigentümers.
Notieren Sie während des Tests die Gesamtzeit sowie die einzelnen Abschnitte. So finden Sie heraus, ob das Hauptproblem nicht der vermisste Verantwortliche ist, auch wenn die Wiederherstellung selbst schnell vonstatten geht.
Die Aufbewahrungslizenz wird nach Funktion überprüft
Purview bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, mit Aufbewahrung und Bezeichnungen zu arbeiten. Für die manuelle Verwendung, den automatischen Abgleich und andere erweiterte Optionen gelten nicht automatisch Abgleichsanforderungen.
Verwenden Sie die Microsoft Purview-Dienstbeschreibung. Markieren Sie für eine bestimmte Regel die Funktion und den entsprechenden Benutzer oder Standort. Die grundsätzliche Barrierefreiheit des Portals reicht nicht aus.
Will man den Schutz des gesamten Unternehmens vereinheitlichen, muss die Bestandsaufnahme auch Mitarbeiter mit unterschiedlichen Sets umfassen. Eine erweiterte Lizenz mit einem Administrator deckt nicht automatisch die Nutzung erweiterter Funktionen für alle ab.
Wie sollte ein Erholungstest aussehen?
- Erstellen Sie sichere Testinhalte, die echten Datentypen entsprechen.
- Bestätigen Sie, dass es im vorgesehenen Schutz enthalten ist.
- Nehmen Sie eine Modelländerung oder -löschung vor.
- Stellen Sie den gewünschten Bereich mit dem unterstützten Verfahren wieder her.
- Überprüfen Sie Inhalte, Metadaten und nachgelagerte Zugriffe.
- Suchen Sie nach neueren Änderungen und etwaigen Konflikten.
- Lassen Sie den Eigentümer der Arbeitsagenda das Ergebnis übernehmen.
Notieren Sie das Ergebnis, auch wenn Sie scheitern. „Wir haben die Datei endlich gefunden“ bedeutet nicht, dass die angeforderte Wiederherstellung der gesamten Agenda funktioniert.
Häufig gestellte Fragen
Reicht ein Einbehalt statt einer Anzahlung?
Es kommt auf das gewünschte Ergebnis an. Aufbewahrung und Backup haben einen anderen Zweck. Wenn Sie einen unterstützten Dienst zurücksetzen müssen, überprüfen Sie die spezifische Wiederherstellungslösung.
Verfügt Microsoft über ein eigenes Microsoft 365-Backup?
Ja, Microsoft 365 Backup ist ein separater Dienst. Überprüfen Sie die unterstützten Objekte und Optionen anhand der aktuellen Übersicht.
Muss das Backup außerhalb von Microsoft erfolgen?
Dies ist eine Entscheidung, die auf den Risiken, der erforderlichen Trennung und den Sanierungszielen des Unternehmens basiert. Allein der Name des Anbieters beweist oder widerlegt die Eignung der Lösung.
Ist eine siebenjährige Aufbewahrung eine Garantie dafür, dass in sieben Jahren alles verfügbar ist?
Im Allgemeinen nicht so. Das Ergebnis hängt vom eingestellten Beginn des Zeitraums, dem Bereich und anderen Regeln ab.
Was soll nach dem Design übrig bleiben?
Karte der geschützten Daten, Verantwortlichkeiten, Lizenzdokumente und überprüften Wiederherstellungsszenarios. Diese kurzen Fakten sind für das Management wertvoller als eine lange Liste von Kippschaltern.
