Excel ohne Bedienung: RPA-Lizenzen

Ein Bot übernimmt Rechnungen, öffnet Excel und speichert das Ergebnis. Die Firma kauft Power Automate Process und erwartet eine Lizenzierung des gesamten Ablaufs. Nachts arbeitet Excel jedoch im eingeschränkten Modus oder wartet auf einen unsichtbaren Dialog. Automatisierungslizenz, Office-Lizenz und Anwendungszuverlässigkeit sind drei verschiedene Fragen.

Unbeaufsichtigte Nutzung von Microsoft-365-Desktopanwendungen benötigt passende Unattended-Office-Rechte. Power Automate Process ersetzt diese nicht. Solche Rechte machen Desktop-Excel zudem nicht zu einem allgemein unterstützten Serverdienst. Beginnen Sie mit der tatsächlichen Dateiverarbeitung, nicht mit dem Namen des Dienstkontos.

Dieser Leitfaden betrifft Desktop-Office für Windows. Ein Cloudconnector für Arbeitsmappendaten, direkte Dateibearbeitung und ein Bot, der die Anwendung bedient, sind verschiedene Architekturen. Die Endung XLSX allein bedeutet keine gleichen Lizenz- und Betriebsbedingungen.

Welche Teile lizenziert werden

Microsoft trennt Benutzer- und Kapazitätslizenzen für Power Automate. Premium umfasst unter anderem Attended RPA für den Benutzer. Process kann einer Maschine für Unattended-Ausführung zugeteilt werden; eine entsprechende Lizenz stellt einen Unattended-Bot bereit. Hosted Process ergänzt gehostete Maschinenkapazität.

Prüfen Sie bei Cloudflows unter Process auch das Desktop-Verbindungskonto. Für ausgelöste Attended- oder Unattended-Desktopläufe verlangt die Dokumentation Power Automate Premium oder andere Benutzerrechte mit Desktopflows für den Benutzer dieser Verbindung. Ein gekaufter Bot erfüllt nicht automatisch sämtliche Voraussetzungen der Ausführungsidentität.

So zerlegen wir ein Angebot. Ein einziger Posten „Bot-Lizenz“ sollte seine abgedeckten Ebenen erklären. Liefert der Anbieter nur Automatisierungskapazität, müssen die übrigen Rechte gesondert nachgewiesen sein.

Microsoft-365-Unattended-Bedingungen verbieten außerdem, mit Bots Aktivitäten für einen unlizenzierten Benutzer oder ein unlizenziertes Gerät zu erstellen oder nachzubilden. Die Prüfung endet nicht am technischen Konto. Erfassen Sie die Nutzung der Zielanwendung durch Personen, deren Aufgaben der Bot ausführt; bloßen Empfang eines Ergebnisses sollten Sie nicht automatisch als denselben Nutzungsfall behandeln.

Unattended Office wird nach OSE gezählt

Die Dokumentation für Microsoft 365 Apps und Unattended RPA verlangt Microsoft 365 Apps for enterprise (unattended) für das ausführende Konto. Unterstützt sind Office-Anwendungen für Windows ab Version 2009. Eine Unattended-Lizenz erlaubt Nutzung in einem einzigen physischen oder virtuellen OSE. RPA unterstützt keine Shared Computer Activation.

OSE ist eine Betriebssystemumgebung, etwa eine Windows-VM. Rechnungs- und Flowanzahl sind keine OSE-Anzahl. Ein Kontoname bedeutet auch nicht, dass ein Recht sämtliche verwendeten VMs abdeckt.

Trennen Sie die Funktionsbezeichnung in der Apps-Dokumentation vom bestellten Produkt. Die aktuellen Microsoft 365 Product Terms führen Microsoft 365 E3 – Unattended License und Varianten auf. Eine normale Benutzer-E3 ist nicht derselbe Posten. Bestätigen Sie SKU, Programm, abgedeckte OSE und zulässigen Botstandort mit dem Anbieter.

Eine Modellfirma nutzt zwei Windows-VMs für unbeaufsichtigte Excel-Verarbeitung. Jede Rechnung durchläuft eine Maschine; eine Warteschlange verteilt Arbeit auf beide. Für Office müssen zwei OSE abgedeckt sein. Eine dritte Maschine für Spitzenlast benötigt erneute Prüfung, auch mit gleichem Konto und Image.

Prüfen Sie für zwei parallele Unattended-Desktopläufe zudem passende Botkapazität auf den Maschinen. Vierzig seriell verarbeitete Dokumente auf einer Maschine ergeben nicht vierzig parallele Bots. Dieser Entwurf ist kein vollständiges Lizenzangebot: Ergänzen Sie Flowautoren und Administratoren, Betriebssystem und alle automatisierten Anwendungen.

Aktivierung unter dem Botkonto

Microsoft unterscheidet gewöhnlichen Anwendungsstart und erklärten Unattended-Einsatz. Für automatisierten Start nennt die Dokumentation -unattended. Auf einem dedizierten Gerät beschreibt sie auch HKEY_CURRENT_USER → Software → Microsoft → Office → Common → Licensing, den DWORD-Wert Unattended mit dem Wert 1.

Das ist eine Einstellung im Benutzerkontext. Änderung unter dem Administratorkonto beweist nicht, dass das Botprofil sie erhält. Dokumentieren Sie tatsächliches Ausführungskonto, Startverfahren, Anwendungsversion und erfolgreichen Test von Dateierstellung, Bearbeitung und Speicherung bei der Übergabe.

Ohne passende Lizenz kann die unbeaufsichtigt verwendete Anwendung vorhandene Dateien öffnen und drucken, aber keine neuen erstellen oder bestehende bearbeiten und speichern. Bedingungen und Konfiguration stehen im Microsoft-Aktivierungsleitfaden.

„Der Bot hat eine Arbeitsmappe geöffnet“ reicht als Pilot nicht. Prüfen Sie gespeichertes Endergebnis und Inhalt. Sonst wird der erfolgreiche erste Schritt als Lizenznachweis für die gesamte Aufgabe behandelt.

Hosted Process ist kein fertiges Office-Konto

Die Hosted-Machine-Anforderungen nennen Hosted-Process-Kapazität in der Umgebung sowie Voraussetzungen für Windows, Intune und Entra ID. Entwickler, die Desktopflows im Portal erstellen und verwalten, benötigen Premium-Benutzerrechte. Hosted Process lizenziert die Maschine, nicht den Benutzer.

Ein Microsoft-Image oder installiertes Excel beweist keine Bot-Lizenzierung. Prüfen Sie beim eigenen Image Installation, Aktivierungsmodus und Profil der tatsächlichen Ausführungsidentität. Beurteilen Sie Anwendungsrechte genauso gründlich wie auf einer selbst betriebenen Windows-VM.

Trennen Sie Hosting, Automatisierungskapazität, Entwicklerzugang und Unattended Office in der Kalkulation. Sonst wird verwaltete Infrastruktur mit der Lizenzierung sämtlicher Anwendungen verwechselt. Cloudflow-Eigentümerschaft erläutert unser Artikel Power Automate: Premium, Process und Dienstkonten.

Automatisierungsrechte garantieren keinen Support

Microsoft beschreibt Betriebsgrenzen von Unattended Office. Desktopanwendungen wurden für Benutzerinteraktion entwickelt. Unerwartete Dialoge, UI-Änderungen, Identität und Parallelität können Wartezeiten und Fehler erzeugen, die der Entwurf behandeln muss.

Microsoft empfiehlt und unterstützt außerdem keine Office-Automatisierung aus unbeaufsichtigten, nicht interaktiven Komponenten wie einem Windows-Dienst oder einer serverseitigen Webanwendung. Dies unterscheidet sich von Desktop-RPA innerhalb einer Sitzung. Eine Unattended-Lizenz bestätigt daher keinen Support für ein vorhandenes COM-Skript als Dienst.

Halten Sie zwei unabhängige Antworten fest: vorhandenes Nutzungsrecht und tatsächliche Startumgebung. „Wir haben eine Unattended-Lizenz“ beantwortet die zweite Frage nicht. Der Wechsel eines alten Programms vom Notebook zum Server kann dessen Betriebsmodell verändern, selbst bei unverändertem Code.

Eine gesperrte Sitzung kann den Bot blockieren

Power Automate erzeugt für Unattended-Ausführung eine entfernte Windows-Sitzung. Windows 10 und 11 erlauben diese Ausführung nicht, solange eine aktive Benutzersitzung vorhanden ist, auch wenn sie gesperrt ist. Anmeldung während des Laufs wird nicht unterstützt und kann ihn unterbrechen. Unattended-Läufe können auch keine erhöhten Berechtigungen verwenden.

Melden Sie sich für den Nachtpilot vollständig ab. Nach einem manuellen Test den Bildschirm zu sperren ist etwas anderes. Funktioniert manuelle Verarbeitung, scheitert der geplante Lauf aber vor Excel, prüfen Sie zuerst Sitzung und Verbindung. Eine weitere Office-Lizenz behebt diese Windows-Voraussetzung nicht.

Dateiverarbeitung nach dem Ergebnis auswählen

Brauchen Sie wenige ergänzte Zellen, die Berechnung eines komplexen Modells, ein bestimmtes Desktop-Add-in oder lediglich ein erzeugtes Dokument? Für diese Ergebnisse können unterschiedliche Verfahren sinnvoll sein.

Die Tabelle ist eine Entscheidungshilfe, keine Bestätigung austauschbarer Werkzeuge. Direkte Dateibearbeitung erfüllt beispielsweise nicht zwingend eine Aufgabe mit einem bestimmten Desktop-Add-in. Prüfen Sie Ergebnisse an repräsentativen Dokumenten vor der Auswahl.

Graph bedeutet nicht automatisch App-only-Excel

„Microsoft Graph mit Service Principal verwenden“ verlangt die Prüfung des Endpunkts. Für Excel workbook createSession nennt die aktuelle Dokumentation delegierte Rechte eines Arbeits- oder Schulkontos. Application Permissions werden nicht unterstützt.

Daraus folgt nicht, dass jede Graph-Operation dasselbe Zugriffsmodell verlangt. Eine Anwendung mit diesem Endpunkt kann jedoch nicht ohne Entwurfsänderung einfach auf Client Credentials wechseln. Der Pilot muss zulässige Autorisierung und Dateiverarbeitung nachweisen. Eine allgemeine Graph-Funktionsliste ist dieser Nachweis nicht.

Unterscheiden Sie auch persistente und nicht persistente Sessions. Speichert die gewählte Session Änderungen nicht in die Quelldatei, beweist erfolgreiche Berechnung keine Aktualisierung des Arbeitsdokuments.

Den Pilot an fertigen Ergebnissen messen

Wir empfehlen Tests mit normaler Datei, fehlendem Eingang, gesperrter Datei und einem Dokument mit Interaktionsbedarf. Ergänzen Sie doppelte Zustellung derselben Rechnung und Unterbrechung nach Ergebniserstellung. Dies ist ein redaktioneller Testentwurf, keine garantierte Liste sämtlicher Fehler.

Trennen Sie Aktivierungs-, Windows-Sitzungs-, Dateizugriffs- und Ergebnisfehler. Jede Kategorie braucht anderen Eingriff und Verantwortlichen. Erfassen Sie Aufgaben-ID, Maschine, Konto, Version, Ergebnis und Timeout; Betriebsprotokolle sollen Rechnungsinhalte nicht unnötig kopieren.

Prüfen Sie OSE-Abdeckung und Botkapazität vor weiteren VMs. Prüfen Sie Aktivierung und repräsentative Aufgaben vor einem Imagewechsel. So kann ein anderer Administrator den Entwurf übernehmen, ohne auf Erinnerungen des ursprünglichen Entwicklers an manuelle Einstellungen angewiesen zu sein.